设定赏味期限资料该丢则丢－资料整理力

文 / 萧志强

　　想要提升自己的资讯吸收能力，首先要学会如何有效整理、筛选大量的资料。而资料整理的不二法门，就是设定「赏味期限」，资料该丢则丢，如此才能强迫自己非得消化或记起来不可，将手边资料数量压到最低。

　　十几年前ＩＴ（资讯科技）机器开始流行时，许多人预测，有了电脑与网路这样方便的工具，纸张大概会被取代。但事实证明并非如此，有了电脑之后，办公室使用的纸张不减反增。原因是，资讯流通速度加快，即使有些原本必须列印或印刷的资料被网路取代，最后需要印出来大家看的资料与文件，反而愈来愈多。面对资讯泛滥的时代，资料文件堆满办公桌的上班族，如何有效整理，才能避免混乱、提高工作效率？

．所有资料都统一成A4尺寸

　　整理资料，最重要就是尺寸必须统一。尺寸不一，资料夹的收藏与分类工作，就会产生许多困难。

　　以日本超人气作家中谷彰宏为例，他把所有档案夹都做成A4尺寸。若取得的资料为B4尺寸，就缩小到A4，才放进资料夹。如果觉得麻烦省了这个步骤，等资料累积一多，就会发现B4的部分很难摆、而且很容易找不到。

　　同理，A3尺寸的资料，应对半裁成两张A4。不可懒惰，对折就放进资料夹。

　　当然，报纸剪报也都统一成A4规格。早期市面上贩售的剪贴簿，尺寸都比B4大得多，这其实是不对的作法，原因是量一多就很难整理。

　　举个例子，台湾公认最会处理资料的李敖，就是采取类似作法。他在「李敖大哥大」等节目展示的资料，几乎都是A4大小尺寸。

．新闻剪报不必立刻整理

　　有剪报习惯的人都有共同经验，就是许多报导或文章都想剪下来保存，但其中可能有些其实没有收藏价值，等过几天再回头看，就会想把它丢掉。所以，剪报可以每天做，但不一定要当天就把剪下的报纸全部贴到A4纸张上面。

　　也就是，不妨累积一、二个礼拜，把剪下来的报纸重新过目一次，真的经得起「时间考验」的，才进行黏贴、放进资料夹。

　　使用这样的方法你会发现，第一瞬间剪下的报纸，经过「时间」淘汰，大部分都变成没有价值的废纸。剪报必须「重质不重量」，否则泛滥成灾，当所收藏的资料变成无法掌控的巨兽时，一切就差不多等于白工了。

．资料不要一开始就细部分类

　　资料收集一多，就会发现原先的分类不恰当或者不够用。因此，应避免一拿到资料就分类、入夹，否则事后要重新归类，会很麻烦。反之，资料先累积一些再进行归类，尚未入档的资料本身，彼此的类似性或差异性就会呈现出来，如此便可避免单一资料入档时不知如何归类的困扰。

　　刚开始整理资料的人，分类不可太细，可先抓几个大方向，日后资料愈来愈多时再进一步细分。

　　如果出现新资料无法归类的状况，不妨另外准备一个「未整理区」，把尚无「归属」的资料放在这里。

．不知道该丢还是该留的资料，就干脆丢掉

　　不只剪报资料，各种资讯情报要发挥用途才有价值，放着只会腐烂。因此，所有资料都要设定「赏味期限」，过期能丢就丢。没有养成丢资料习惯或者不会丢的人，资料愈积愈多，到最后「纸满为患」，就很难收拾了。

　　一般人都有个观念，认为资料「说不定哪天可以派上用场」，所以「能留着就留着」，以免真的要用时找不到。但这是错误作法。资料原本就应该「丢掉」。唯有设定这样的前提，你才会加强判断资料、整理分类的能力。

　　收藏资料必须有「原则」。没有原则来者不拒，如此收藏的资料一点价值也没有。

　　至于「丢资料」的方法，被称为「台湾文化奇迹」的名政论家、文学评论家南方朔（《新新闻》杂志发行人兼总主笔）的作法相当值得仿效，南方朔和李敖并列为台湾最擅长整理资料者，每个月都有许多各种文类的文章问世。而南方朔习惯写完文章之后，把该文章撰写时参考的资料丢掉。这就像把一大堆小钞换成千元大钞，完全发挥「以简统繁」的功效。

　　南方朔甚至有时为了消化、丢掉收藏的一大堆资料，而特别去写文章。等文章写好，眼前成堆的资料就可清走，减少书架负担。

．书桌没办法保持干净的人，不可能把事情做好

　　电脑网路发达的今天，每个人都能简单地搜集一大堆资料，因此，要知道一个人能力高低，得看他会不会整理资料。

　　而这也不一定要进入他的书房，仔细检查其收藏的资料是否分类完整、条目井然，特别是办公桌（或书桌）是否随时保持整理干净，就可了解大概。

　　如果桌面永远堆着一大堆未处理资料，想找又不知道放在哪里，不待言，这样的人资料整理能力「奇差无比」。

．寻找或阅读旧资料时，应同时进行整理工作

　　有时必须查阅整理过的资料，记得提醒自己，这是重新整理资料的大好机会。也就是，除非很赶，否则应当拨出一点时间，重新思考该资料原先的分类恰不恰当、以及有没有保存价值的问题。而寻找旧资料时，若发现已无价值的资料，应立刻加以清除。

．想不起对方长相的名片，不妨丢掉

　　想不起对方长相的名片，即使保管再久，恐怕也没有使用的机会。这样名片收藏太多，反而会增加想用名片时寻找的困难度。记得，「名片能丢就丢」；坚持这项原则的人，通常也会提醒自己：拿到名片时，应想办法记住对方长相。

．认真阅读摘要与笔记，要有读过就丢的心理准备

　　最好养成习惯，阅读资料与摘要时，要有「破釜沉舟」的决心。也就是告诉自己：这次读完资料就要丢掉，非消化或记起来不可。若能养成这样的习惯，手边的资料数量就会压到最低。擅长整理资料的人都是这么做的。

．杂志分三阶段阅读，而且一面读一面丢

　　有「杂食」习惯的读书家，通常手边会有许多杂志。但杂志不可能每篇都仔细阅读，所以必须作分类。最好分成「非现在读不可」、「过几天再读」以及「不读无妨」三部分。前者当然得打铁趁热立刻阅读。第二种「过几天再读」的，剪下用钉书机钉起来。第三种「不读无妨」的，很简单，就是「丢掉」。如此一来，房间里就不会堆满杂志了。